Qualche anno fà c’era già chi ipotizzava la scomparsa della carta dagli uffici.. smentito dai fatti in realtà, ma le cose stanno cambiando più velocemente di quanto si pensi.

I netbook, gli smartphone l’accesso ai dati attraverso wi-fi o 3G da ogni dove semplifica ancora di più questo processo ormai inarrestabile. La stampante ha sempre un uso più limitato: io stesso stampo molto meno di una volta e quando stampo cerco di farlo su carta riciclata (nel senso che da una parte è già stampata.. ma è anche riciclata davvero! 8-D )….. quindi le stampe diventano “usa e getta”.

Per non parlare poi di foto digitali: una volta si stampava un rullino e poi si facevano le copie per gli amici dai negativi (che spesso si perdevano, rigavano o peggio. 🙁 ). Ora, più o meno tutti, abbiamo una fotocamera digitale, scattiamo molto di più (tanto è gratis, buttiamo via poco perchè ormai una card è da 8GB e scarichiamo tutto sul PC… quante ne stampiamo? 2? 3? forse qualcuna di più…. ma il resto lo spediamo via email o ne copiamo un pò su una chiavetta USB!

a questo vanno aggiunti i file MP3, i giochi, le mail, i documenti di ogni tipo che produciamo/scarichiamo/scambiamo quotidianamente!

  • quanto è grande il vostro disco rigido?
  • ne avete un secondo (o più) esterno dove ogni tanto scaricate il materiale in eccesso?
  • lo fate il backup?
  • come fate ad archiviare il contenuto della vostra vita quotidiana?
  • lo potete perdere?
  • (qualsiasi sia la risposta alla domanda precedente) ne siete sicuri?

Di domande ne avrei tante altre ma il problema, come al solito, sono le risposte…. ad esempio: pensa solo se un documento, che sia esso una foto, un mp3, un documento word, domani non venga più supportato dalla nuova versione di software che installerai.. magari era la tua (sudata) tesi di laurea che vorresti riaprire dopo qualche (magari 10 o più)… hai il file ma sarebbe comunque persa!!!???!!!

Pensa che ogni anno, senza che te ne accorgi, perdi alcune vecchie foto! (ricordati che i primi formati delle macchine digitali non erano standard 😮 )

E in azienda? Bè c’e’ da dire che le azienda sono sicuramente messe peggio!

In azienda nascono problemi amministrativi, di processo, legali, di investimenti (sempre pochi, ahimè!)

Il cartaceo sta sparendo (nella nostra azienda spediamo molti documenti via email senza più stamparli) ed anche i nostri fornitori/clienti lo fanno…. e lo faranno sempre di più. (è anche eco compatibile 😉 ).

Un esempio? quante aziende archiviano la posta elettronica? Io stesso, ogni tanto, perdo qualche email, guarda caso sempre quelle che mi servono per risolvere qualche casino!!!!!! >:-o

In azienda, fra l’altro, c’e’ anche il problema di riprodurre ciò che è stato archiviato e di digitalizzare ciò che non lo è!

e qui dovrebbero iniziare un pò di domande:

  • quanto tempo devi mantenere i tuoi archivi?
  • l’azienda rispetta le normative in materia?
  • hai mai valutato il danno dalla perdita di un archivio aziendale?
  • e i danni puramente legali?
  • danni amministrativi?
  • difficoltà di recupero della storia/conoscenza?
  • cosa significa perdere conoscenza all’interno della tua azienda?

Alcuni sono convinti che una buona politica di backup può garantire una specie di archiving dei poveri… questo è falso!

I meccanismi che stanno dietro all’archiviazione sono differenti da quelli che regolano il backup/restore dei dati.

il mercato dello storage CAS (Content Archiving Storage o Content Addressable Storage: dipende da chi lo vende) è agli albori in realtà… sono storage lenti (spesso definiti Near On Line) basati su tecnologie SATA (quindi molto capienti), quasi sempre con funzionalità WORM (write once read many) e aderenti a una o più normative (quella italiana è ridicola).

Questi storage si presentano spesso come dei NAS, dei web server o si accedono con delle API per una più completa integrazione con i software (ad esempio l’ERP).

Spesso il processo di “importazione” dei file all’interno di questi storage ne prevede anche la conversione in formati standard, la loro indicizzazione (compresa quella dei contenuti) e gli vengono “appiccicate” delle etichette (metadati per i tecnici) che ne facilitano la gestione nel tempo e la loro organizzazione.

In alcuni casi possono essere mantenute più versioni dello stesso documento (così da avere la storia della sua evoluzione) oppure è possibile verificare chi lo ha modificato e quando è stato acceduto.

insomma l’argomento è vasto e sicuramente ancora poco sentito dalle aziende… ma il problema sarà sempre più pressante… e il futuro è già segnato.

oggi ho molti clienti che mi stanno chiedendo file server grandi (nell’ordine delle decine di TB!!!) e pensano con questo di risolvere il problema ma invece questo si acuirà sempre di più! Gli utenti, quando vedono spazio disponibile, lo usano e lo usano male copiandoci sopra di tutto.

Sempre gli utenti pretendono di avere sempre queste informazioni a portata di mano (anche se non le useranno mai più!)…. pens solo a cercare all’interno di un server con milioni di file quello che ti serve!!!!

Quindi la cattiva educazione degli utenti va a braccetto con la cativa capacità delle aziende di dare delle regole e di risolvere il problema.

Ho in mente, in particolare, un mio cliente che ha già 2 Fileserver per un totale di 36 TB… ed è probabile che con un file server molto più piccolo (magari anche più performante) risolverebbe tutti i suoi problemi di “vita quotidiana” e il resto sarebbe da archiviare su supporti più a basso costo e gestione…

E’ necessario pensare di archiviare le cose inutili e vecchie o poco usate (magari su supporti a basso costo e WORM) e mantenere solo quello che serve sullo storage ad alte performance!

se avete tempo leggete questi due articoli, molto interessanti:

ES